Hướng dẫn ứng dụng CNTT để quản trị doanh nghiệp mới

Doanh nghiệp mới thành lập luôn có rất nhiều việc phải làm, nhưng không phải Giám đốc nào cũng có thể tự định hình được, đặc biệt những người mới thành lập doanh nghiệp lần đầu tiên thường sẽ làm theo kiểu "ném đá dò đường". Đôi khi sẽ cho ra kết quả đúng, nhưng thường sẽ sai và phải làm lại từ đầu.

Trong khuôn khổ bài viết này, Webbi xin chia sẻ những kinh nghiệm ứng dụng CNTT để quản trị doanh nghiệp đã tích lũy hơn 10 năm qua, hy vọng sẽ có ích cho quý vị.

HIỆU QUẢ

Đây là yếu tố căn bản nhất và quan trọng nhất với các doanh nghiệp mới mà Webbi muốn đề cập. Khi thành lập doanh nghiệp mới có lẽ ai cũng mong muốn doanh nghiệp của mình sớm lớn mạnh, có chỗ đứng trong ngành nên thường gây ra tâm lý vội vàng, nhiều lúc vội vàng dẫn tới lãng phí, tiêu hao nguồn lực và kết cục là không có hiệu quả.

Vậy làm thế nào để có hiệu quả?

Theo kinh nghiệm của đội ngũ Webbi, để có hiệu quả cao nhất thì chỉ chi tiền cho những việc KHÔNG THỂ KHÔNG CHI, những việc mà nếu không chi sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp hoặc không thể phát triển doanh nghiệp đi đúng hướng.

Lấy ví dụ một doanh nghiệp được Webbi tư vấn cách đây 2 năm, có anh Giám đốc công ty nọ khởi nghiệp với số vốn 2 tỉ đồng, công ty chỉ có 10 nhân sự nhưng anh muốn đầu tư vào hệ thống CNTT bài bản như: mua phần mềm kế toán, làm email doanh nghiệp, thiết kế website, mua phần mềm quản lý khách hàng (CRM), mua phần mềm quản lý công việc và quy trình, mua phần mềm nhân sự... tổng chi phí đầu tư khoảng 200 triệu và phí duy trì khoảng 10 triệu/1 tháng.

Tất nhiên nếu đầu tư được như vậy thì quá tốt, rất chuyên nghiệp nhưng Webbi đã tư vấn cho anh chỉ nên đầu tư vào một số hạng mục cần thiết nhất. Cụ thể:

- Phần mềm kế toán: đây là xương sống của doanh nghiệp nên cần phải đầu tư, nhưng cũng chỉ nên mua phần mềm kế toán bình dân đáp ứng đủ nhu cầu, không nên mua phần mềm kế toán quá tốn kém. Đặc biệt, chưa nên đầu tư mua các phần mềm được quảng cáo là ERP, rất lãng phí.

- Email doanh nghiệp: là email có dạng email@tên_miền. Dùng email này thì rất chuyên nghiệp nhưng chi phí khá cao, vì thế trước mắt nên sử dụng dịch vụ miễn phí (Ví dụ: Zoho Mail) thay vì chi hàng triệu đồng cho mỗi email hàng năm.

- Thiết kế website: trong thời đại CNTT 4.0 như ngày nay, việc xây dựng website cho công ty là điều cần thiết, nó là bộ mặt, là kênh thông tin chính thống của công ty, là nơi giới thiệu về sản phẩm & dịch vụ của công ty. Nhưng chỉ nên làm website với chi phí vừa phải, phù hợp với nhu cầu, vừa tiết kiệm vừa hiệu quả. Không nên bày vẽ các chức năng hoành tráng như tích hợp thanh toán trực tuyến sẽ gây lãng phí vô cùng.

- Phần mềm quản lý khách hàng (CRM): Khách hàng là giá trị lớn nhất của doanh nghiệp nên cần chú trọng tới phần mềm này, trước mắt có thể sử dụng các giải pháp miễn phí (Ví dụ: Hubspot), khi nào số lượng khách hàng nhiều hơn, doanh nghiệp có doanh thu tốt và có nhiều nhu cầu hơn thì có thể dùng dịch vụ trả phí.

- Các phần mềm khác: Trước mắt có thể tận dụng các công cụ miễn phí như Zalo, Facebook, Google Drive... để quản lý tài liệu, quy trình, giao việc, làm việc nhóm... chưa nên đầu tư các phần mềm chuyên dụng vì chi phí rất cao và chưa chắc đã mang lại hiệu quả.

Anh giám đốc đã làm theo sự tư vấn của Webbi, tới thời điểm này doanh thu công ty của anh lên tới 30 tỉ/1 năm chỉ sau 2 năm hoạt động mà anh vẫn dùng hệ thống CNTT như trước, chưa đầu tư gì thêm. Anh có nói với đội ngũ Webbi rằng: "Đúng là anh thấy những cái anh vẽ ra lúc trước là không cần thiết, hiện tại cái website và CRM là hai cái cần thiết nhất đối với anh. Nhờ 2 cái này mà công ty anh phát triển như hôm nay".

Nếu quý vị muốn được tư vấn giải pháp CNTT phục vụ quản trị doanh nghiệp hãy nhấc điện thoại gọi ngay: 0936.52.3689